Midsummer Classic - Algemene voorwaarden en intern reglement

Omdat regels voor iedereen gelijk zijn en soms nodig zijn om lastige beslissingen makkelijker te maken… Elke deelnemer die inschrijft voor de Midsummer Classic bevestigt de voorwaarden gelezen te hebben en verklaart zich door betaling van het inschrijvingsgeld akkoord met het reglement. Wie zich via mail, het inschrijvingsformulier of mondeling aanmeldt voor het event, verklaart zich automatisch akkoord met deze voorwaarden. We gaan er van uit dat iedereen de algemene voorwaarden gelezen heeft voor inschrijving.

Onze huisregels

  1. Onze activiteiten zijn recreatief. Sportiviteit, verdraagzaamheid en enthousiasme zijn voor ons sleutelbegrippen.
  2. De deelnemer is minimum 18 jaar oud wanneer hij de Midsummer Classic aanvat, tenzij hij / zij vergezeld wordt door een ouder of voogd.
  3. Het dragen van een valhelm is verplicht.
  4. Tijdens de tocht heb je telkens je identiteitskaart, het nummer van je verzekering, wat geld en een betaalkaart mee.
  5. Respecteer de natuur, blijf op de wegen, laat geen afval achter en verstoor de heersende rust niet onnodig.
  6. Respecteer mederecreanten evenals wandelaars en ruiters en breng niemand in gevaar.
  7. Wees collegiaal, help anderen bij pech.
  8. Stop steeds bij een valpartij, bied hulp en blijf bij het slachtoffer tot deskundige hulp het overneemt
  9. Elke deelnemer dient de wegcode te kennen en na te leven.
  10. De organisatie doet er alles aan om de evenemente vlot te laten verlopen. Toch kan ten allen tijde beslist worden de evenementen af te gelasten, stil te leggen en / of te beëindigen ten gevolge van overmachtsituaties zoals een zwaar ongeval, gevaarlijke situaties, weersomstandigheden, en elke andere niet voorzienbare omstandigheid waaraan de organisatie niet kan verhelpen. Het zich voordoen van voormelde situaties kan nooit aanleiding geven tot een schadevergoeding, noch terugbetaling van inschrijvingsgelden.
  11. De organisatoren nemen de nodige maatregelen om de veiligheid van het materiaal (bagage en fietsen) te verzekeren. Mocht er toch bagage of een fiets niet- of met vertraging toekomen, dan kan Rikolto niet verantwoordelijk gesteld worden voor dit verlies of deze vertraging. We zullen er dan alles aan doen om het materiaal op de bestemming te krijgen, maar kunnen hiervoor geen financiële of andere tegemoetkoming doen naar de deelnemer.
  12. De organisatie voorziet “zeer ruime tijdslimieten”. Wie achterop het schema geraakt, wordt verwittigd via sms dat de bevoorradingspost opgeruimd wordt en kan indien gewenst én wanneer het past in de logistieke planning opgepikt worden door een assistentievoertuig. Dit om de logistieke ondersteuning van het evenement niet te verstoren.
  13. Deelnemers die opgeven tijdens de rit moeten op eigen kracht tot op de dichtst bij zijnde openbare verharde weg geraken. Indien mogelijk zal een assistentiewagen ze daar ophalen op het einde van de dag, nadat de organisatie verwittigd werd door de betrokken deelnemer. Deelnemers moeten steeds in staat zijn om aan de organisatie hun positie door te geven.
  14. Deelnemers nemen deel aan de activiteiten op eigen risico en bevestigen in goede fysieke conditie te zijn om deelname verantwoord mogelijk te maken. De organisatie is niet verantwoordelijk voor eventuele ongevallen of mogelijke gevolgen van ongevallen voor, tijdens of na de activiteiten waaraan deelgenomen wordt, noch kan de organisatie aangesproken worden voor enige directe, indirecte of gevolgschade voortvloeiend uit de deelname aan de activiteiten.
  15. Elke deelnemer zorgt voor een eigen verzekering die alle vormen van schade, inclusief lichamelijke schade, kan dekken, zonder verhaal op de organisatie. In de inschrijvingsprijs is geen verzekering voor de deelnemers inbegrepen. Je moet op aanvraag van de organisatie kunnen aantonen dat je verzekerd bent.
  16. Deelnemers vrijwaren de organisatie van enige aansprakelijkheid ten opzichte van derden door fouten of nalatigheden die deelnemers tijdens de activiteiten zouden begaan.
  17. Het niet naleven van dit reglement kan uitsluiting tot gevolg hebben. Enkel de organisatie beslist hier over.
  18. Deelname aan de Midsummer Classic mag niet gebruikt worden voor advertentie, promotie of andere commerciële doeleinden. Tenzij je met je bedrijf of organisatie inschrijft via een sponsorpakket. Voor meer informatie, gelieve contact op te nemen met Rikolto.
  19. Tijdens de Midsummer Classic worden foto’s getrokken en filmpjes opgenomen. Dit om de website te stofferen, om flyers en affiches aan te maken en om reportages uit te zenden op regionale, nationale en internationale televisie. Als deelnemer ga je akkoord dat dit materiaal wordt aangemaakt. Deelnemers verklaren zich ook bereid om indien dit gevraagd wordt, een getuigenis in de pers af te leggen van hun wedervaren van de Rikolto Classics.
  20. De GPX track blijft eigendom van Rikolto. Deze mag niet gebruikt worden voor andere commerciële doeleinden.

Inschrijving en annulatie

  1. Je bent pas definitief ingeschreven als het volledige bedrag is overgemaakt op de rekening van “Rikolto in België vzw”. Zolang het totale bedrag niet is overgeschreven, kan een sneller betalende deelnemer je plaats innemen.
  2. Het is mogelijk dat je als deelnemer toch niet kan / wil deelnemen aan het evenement waarvoor je bent ingeschreven. We hebben hiervoor volgende regels uitgezet:
  • Bij annulatie tot 12 weken voor de start van het event houden we 150 euro voor de organisatie. De rest van het bedrag wordt teruggestort op je rekening.

  • Bij annulatie van 12 tot 6 weken voor de start van het event houden we 50% van je inschrijvingsgeld voor de organisatie. De rest van het bedrag wordt teruggestort op je rekening.

  • Bij annulatie de laatste 6 weken voor het event, houden we het volledige bedrag voor de organisatie.

  • Indien je iemand kan aanbrengen die je plaats inneemt, dan kan je steeds kosteloos annuleren.

  1. Wanneer Rikolto het event moet annuleren door te weinig deelnemers / overmacht / … krijgt elke deelnemer het volledige bedrag teruggestort.
  2. Giften en opbrengsten van acties kunnen we nooit terugstorten.
  3. De deelnemer engageert zich voor fondsenwerving tvv Rikolto van minimum 1000 euro. Wie drie weken voor vertrek nog niet aan zijn / haar 1000 euro fondsenwerving is, zal het resterende bedrag zelf storten als gift voor Rikolto.
  4. Alle activiteiten om fondsen te werven, moeten voldoen aan de (ethische) regels voor fondsenwerving. Het ingezamelde bedrag moet volledig gestort worden op rekening van Rikolto. We verwijzen graag naar de fiscale attestengids.
  5. Er is een grondig onderscheid tussen geld verkregen via acties of geld verkregen via giften. Als deelnemer ben je verplicht om dit duidelijk te melden bij storting van bedragen.