Deelnemersreglement

Deelnemersreglement

Dit deelnemersreglement bevat heel wat praktische informatie over de reis en is er vooral om alles in goede banen leiden, om de veiligheid van alle deelnemers te garanderen en om met het vereiste respect te reizen. Bedankt om dit te respecteren.

Algemeen

  1. De reis heeft als doelstelling om de strategie en aanpak van Vredeseilanden te leren kennen, kennis te maken met de partners van Vredeseilanden die bezocht zullen worden, om te gaan met andere culturen en culturele verschillen,... En dit gekoppeld aan een stevige sportieve prestatie.
  2. De exacte reisperiode voor de Vredeseilanden Classic kunnen we pas meedelen als we het groepsticket hebben geboekt. Hierover communiceren we zo snel mogeiljk.
  3. De Vredeseilanden Classics zijn een fysieke uitdaging voor een groep mountainbikers van maximum 35 personen (minder afhankelijk van bestemming), op een bijzonder parcours dat soms moeilijk toegankelijk zal zijn. Daarom is het noodzakelijk dat de deelnemer over een goede lichamelijke conditie beschikt. We vragen elke deelnemer om medisch geschikt te zijn bij aanvang van het avontuur.
  4. De deelnemer is minimum 18 jaar oud wanneer hij de Classic aanvat, tenzij hij vergezeld wordt door een ouder of voogd. De deelnemers beschikken over enig doorzettingsvermogen, zichzelf ‘open minded’ en ‘positief ingesteld’ en bereid om binnen de context van een land in het Zuiden de luxe een tijdje achterwege te laten en willen zich inpassen in het reizen in groep (flexibiliteit, groepsdynamica, wederzijdse verantwoordelijkheid, lokale gedragsregels, gezondheid, veiligheid,...)
  5. De deelnemer is bereid om de vaste kosten van de reis zelf te betalen en op zoek te gaan naar fondsenwerving van minimum 3000 euro. Wie drie weken voor vertrek nog niet aan zijn / haar 3000 euro fondsenwerving is, zal het resterende bedrag zelf storten op een geblokkeerde rekening van Vredeselanden. Je krijgt dan tot eind juni de tijd om de fondsenwerving alsnog te vervolledigen. Bij afsluiting krijg je dan ook het eerder betaalde bedrag teruggestort. Wie zijn / haar betalingen (de vaste kosten en de fondsenwerving) niet in orde heeft voor vertrek, vertrekt niet. Alle info over het ophalen van de 3000 euro vind je hier.
  6. Vredeseilanden heeft voor elke deelnemer een reis- en bijstandsverzekering afgesloten. (De algemene voorwaarden van ’Protections’ verkrijg je per mail). Desgewenst kan je je als deelnemer altijd privé bijverzekeren als je dat nodig acht. Vredeseilanden is niet verantwoordelijk voor schade aan derden, door jou veroorzaakt. Indien er schade aan derden toegebracht wordt, zal de deelnemer gebruik moeten maken van zijn / haar eigen familiale verzekering en burgerlijke aansprakelijkheid. Tijdens de voorbereidingsmomenten ben je als deelnemer niet verzekerd door Vredeseilanden, ook niet op eventuele fietstochtjes die we samen doen of de oefendagen waarbij jullie verschillende oefeningen op de fiets zullen uitvoeren.
  7. Alle activiteiten om fondsen te werven, moeten voldoen aan de (ethische) regels voor fondsenwerving. Het ingezamelde bedrag moet volledig gestort worden op rekening van Vredeseilanden. We verwijzen graag naar de fiscale attestengids.
  8. De deelnemer is op de hoogte van de praktische kant van de reis (reisschema, vaccinatie & medicatie, internationaal paspoort & visa, verzekeringen, klimaat, veiligheidsomstandigheden, afspraken binnen de groep, lokale gedragsregels, wat neem je wél en niet mee, hoe ben je bereikbaar, ...). Alles wordt grondig in detail besproken en al de bijkomende vragen worden beantwoord in de “Meet & Greets” ter voorbereiding van het avontuur. De aanwezigheid van de deelnemer bij deze voorbereidingsmomenten is ten zeerste aangeraden. De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor (indien noodzakelijk) aanvragen van zijn visum in zijn internationaal paspoort.
  9. Bij annulering wordt het voorschot van 350 euro niet terug gestort. Na uitschrijving van de tickets zijn de gemaakte kosten voor uw rekening. Indien mogelijk, kan je voor het vliegtuigticket de verzekering aanspreken. Giften en geld van acties kunnen we nooit terugstorten.
  10. De organisatie kan jullie, noch zichzelf, verzekeren voor ALLE omstandigheden. We doen al het nodige om de reis vlot en vlekkeloos te laten verlopen, maar op sommige zaken zoals panne van een lokale bus / uitgestelde vluchten / verlies van bagage / … moeten wij ons beroepen op de contracten met de maatschappijen waarmee we samenwerken. We kunnen daardoor nooit aansprakelijk gesteld worden, nog compensatie vergoeden, voor omstandigheden die door heirkracht tot stand komen.
  11. De organisatoren nemen de nodige maatregelen om de veiligheid van de deelnemers te waarborgen. Indien er toch een ongeval gebeurt met ernstige of minder ernstige gevolgen, dan volgen de organisatoren de procedure opgesteld door de reis- en bijstandsverzekering. Dit kan afhankelijk van de ernst van het ongeval een reden zijn om het event te staken. We rekenen in dergelijk geval op begrip van de andere deelnemers en er kan in geen geval een financiële vergoeding worden gevorderd voor het missen van een deel van het evenement.
  12. De organisatoren nemen de nodige maatregelen om de veiligheid van het materiaal (bagage en fietsen) te verzekeren. Mocht er toch bagage of een fiets niet- of met vertraging toekomen, dan kan Vredeseilanden niet verantwoordelijk gesteld worden voor dit verlies of deze vertraging. We zullen er dan alles aan doen om de fiets op bestemming te krijgen, maar kunnen hiervoor geen financiële of andere tegemoetkoming doen naar de deelnemer.
  13. De organisatoren hebben het recht om personen uit de groep te zetten, indien zij van oordeel zijn dat hun gedrag niet strookt met de afspraken die gemaakt worden.
  14. Deelname aan de Vredeseilanden Classics mag niet gebruikt worden voor advertentie, promotie of andere commerciële doeleinden. Gelieve voor dergelijke acties op voorhand contact op te nemen met Vredeseilanden.
  15. Tijdens de Vredeseilanden Classics worden foto’s getrokken en filmpjes opgenomen. Dit om de website te stofferen, om flyers en affiches aan te maken en om reportages uit te zenden op regionale, nationale en internationale televisie. Als deelnemer ga je akkoord dat dit materiaal wordt aangemaakt. Deelnemers verklaren zich ook bereid om indien dit gevraagd wordt, een getuigenis in de pers af te leggen van hun wedervaren van de Vredeseilanden Classics.
  16. De GPX track blijft eigendom van Vredeseilanden die ter beschikking gesteld wordt tijdens de Vredeseilanden Classics aan de deelnemers. Deze mag niet gedeeld worden op sociale media zoals Strava, Runkeeper,... .

Afspraken tijdens het fietsen

  1. Bij de start van iedere etappe is de groep voltallig.
  2. Tijdens de tocht heb je telkens je paspoort, wat geld en een betaalkaart mee.
  3. De groep fietsers blijft ten allen tijde samen, tenzij anders afgesproken met de organisatie.
  4. Wanneer iemand gewond raakt of uitgeput is, worden de instructies van de organisator die meerijdt opgevolgd.
  5. Onder geen enkele omstandigheid mag iemand alleen achterblijven. Wanneer iemand niet meer op eigenkracht verder kan, zal iemand van de organisatie bij hem/haar blijven terwijl de anderen hulp halen.
  6. Het is mogelijk dat er om gelijk welke reden een ander parcours dan voorzien worden genomen, hierdoor kan de etappe korter of langer worden. We rekenen op de deelnemers om hier sportief mee om te gaan.
  7. Wanneer iemand zich - om welke reden ook - wil terugtrekken uit het evenement, dan moet dit eerst gemeld worden aan de meerijdende organisator. Die beslist dan hoe de persoon die opgeeft, kan vervoerd worden naar het eindpunt van de etappe.
  8. De organisator kan een deelnemer uitsluiten wanneer hij/zij beslist dat verder fietsen niet meer verantwoord is. De deelnemer wordt dan uit de mountainbiketocht gezet of beter: stapt in de bus of jeep en kan indien mogelijk wel nog deelnemen aan de volgende etappes.
  9. We respecteren de plaatselijke cultuur en de mensen.
  10. We dragen geen opzichtige juwelen en zeulen geen dure camera’s mee. We dragen sobere sportoutfits. We geven geen aalmoezen of cadeaus. Bij verlies of diefstal kan de organisatie nooit verantwoordelijk gesteld worden.
  11. We brengen bezoeken aan de projecten van Vredeseilanden en volgen daarbij strikt de raadgevingen van de landencoördinator van Vredeseilanden op.
  12. We respecteren de lokale wegcode.
  13. We respecteren de natuur. We laten geen afval achter op en rond het traject.